Privacy statement

Algemeen

Portaal verhuurt, verkoopt en beheert woningen in de regio’s Utrecht, Arnhem, Nijmegen, Amersfoort en Leiden. Indien u een woning wilt huren of kopen, ontkomen we er niet aan om persoonsgegevens van u te verwerken. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Portaal. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw gegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin.

Portaal neemt uw privacy serieus en hanteert een privacybeleid. Indien u een woning van ons huurt of koopt, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de uitvoering van de huur- of koopovereenkomst. Gegevens die wij van u nodig hebben zijn bijvoorbeeld: uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres en gegevens over uw inkomen.

Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

Alle persoonsgegevens verwerken wij ten behoeve van de huur- of koopovereenkomst en/of zijn met uw toestemming verkregen.
Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.
Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgevingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Portaal heeft uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doeleinden:

het uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst;
het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven;
het doen van betalingen;
het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
het onderhoud en de reparatie van de te huren en te verhuren roerende en onroerende zaken;
het behandelen van geschillen;
het uitoefenen van de accountantscontrole;
activiteiten van intern beheer/verbeteren van onze dienstverlening;
de uitvoering of toepassing van andere wet- of regelgeving.

Bent u geïnteresseerd in een woning of wilt u klant van ons worden, dan hebben wij tenminste de volgende persoonsgegevens van u nodig:

uw volledige naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
uw geboortedatum;
uw telefoonnummer;
uw e-mailadres.

Indien u een woning van ons gaat huren verwerken wij naast de bovenstaande gegevens ook de volgende persoonsgegevens:

uw betalingsgegevens (bankrekeningnummer);
gegevens voor het berekenen en vastleggen van de inkomsten, zoals loonstroken en inkomensverklaring;
gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst, zoals uw Woningnetgegevens
eventueel medische gegevens (in het kader van de passendheidstoets wanneer sprake is van meer dan 10 uur zorg);
gegevens van uw medehuurders of medebewoners/familieleden;
gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;
gegevens in het kader van bestrijden van overlast (eventueel inclusief bewijsmateriaal zoals beeld- en geluidopnamens, foto’s, en correspondentie) en woonfraude.

Website

Portaal verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op haar website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren. Portaal verwerkt daartoe op haar websites de volgende gegevens van u:

Uw persoonlijke account: Wanneer u een account wenst aan te maken, vragen wij u om de volgende persoonsgegevens: e-mailadres, laatste 5 cijfers bankrekeningnummer (IBAN), postcode en huisnummer. Om in te loggen op uw persoonlijke account, wordt u gevraagd om u aan te melden met een gebruikersnaam (emailadres) en een wachtwoord.
Surf- en klikgedrag: We verzamelen informatie over uw bezoek aan de Portaal-websites, inclusief de pagina's die u daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop u klikt en de andere acties die u onderneemt. Daarnaast verzamelen we bepaalde standaardinformatie die uw browser verzendt naar elke website die u bezoekt, zoals uw IP-adres, het type en de taal van de browser, de tijd van uw bezoek en het webadres van waaruit u onze website bereikte.
Lees hier welke cookies wij gebruiken.

Beveiligingscamera's

Voor de veiligheid van medewerkers en/of bewoners gebruikt Portaal in sommige gevallen beveiligingscamera's. Bijvoorbeeld bij het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en het beschermen van de bewoners en hun eigendommen. Overal waar Portaal cameratoezicht heeft, staat dit aangegeven. De camera's filmen niet in woningen en zo min mogelijk de openbare weg of eigendommen van anderen. We gebruiken de beelden alleen naar aanleiding van incidenten om de aard van de overtreding vast te stellen of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren. De bewaartermijn is maximaal vier weken of tot na afhandeling van op camerabeelden vastgelegde incident.

Derden

Portaal verstrekt uw gegevens aan derde partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden of aan derde partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij de bovenstaande werkzaamheden. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld een reparateur of aannemer. Wij verstrekken enkel uw contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres) zodat een afspraak met u gemaakt kan worden. Portaal heeft de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Daarnaast participeert Portaal in projecten waarbij gegevensuitwisseling noodzakelijk is om een optimaal resultaat te halen uit een gezamenlijk aanpak met derden. Te denken valt hierbij aan projecten met als doel het tijdig signaleren van schuldsituaties en het terugdringen van overlast.

Ook gebruiken wij gegevens voor het uitvoeren van onderzoek die ons ondersteunen in de verbetering van de dienstverlening of het beleid. Hiervoor kunnen adresgegevens- en woningkenmerken worden gebruikt. Persoonsgebonden gegevens zoals naam, leeftijd, inkomen en huishoudenssamenstelling zijn hiervan uitgesloten. Een onderzoek wordt uitgevoerd door een instelling of bedrijf. De gegevens worden alleen verstrekt voor het doel van het onderzoek. De afspraken over de uitwisseling van gegevens leggen we vast in een overeenkomst met het bedrijf of de instelling. U mag erop vertrouwen dat de gegevens niet gebruikt worden voor andere doeleinden of directe marketing. In geen enkele geval worden huurders individueel benaderd op basis van onderzoeksresultaten.

Wij vragen bij verhuringen om een verhuurdersverklaring en verstrekken op verzoek ook een verhuurdersverklaring aan een vertrekkende huurder. De verhuurdersverklaring geeft weer hoe de verplichtingen vanuit de huurovereenkomst zijn nagekomen.

Tenslotte is Portaal is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

In andere gevallen dan hierboven beschreven zullen wij eerst uw toestemming vragen.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd teneinde verlies of misbruik door derden zo goed als mogelijk te voorkomen. Onze medewerkers die deze persoonlijke gegevens verwerken, zijn tot geheimhouding van uw gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek. Deze principes gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Geheimhouding

Portaal zorgt er door opleiding en training voor dat onze medewerkers bekend zijn met de regels die gelden rondom de verwerking van persoonsgegevens. Onze medewerkers zijn daarnaast verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarmee zij in hun dagelijks werk te maken hebben. Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om.

Bewaartermijn

Portaal bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Welke rechten heeft u?

Elke persoon van wie Portaal persoonsgegevens verwerkt heeft bepaalde privacyrechten waar gebruik van kan worden gemaakt. Deze rechten zijn:

Het recht van inzage: u heeft het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens Portaal van u verwerkt
Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die Portaal van u verwerkt niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen
Het recht op vergetelheid: indien Portaal uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hierop zijn een aantal uitzonderingen, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst. Wanneer gebruik is gemaakt van dit recht, kan dit invloed hebben op een (toekomstige) klachtenprocedure. De mogelijkheid bestaat dat door de verwijdering van gegevens een klacht niet in behandeling kan worden genomen
Het recht van bezwaar: wanneer Portaal gegevens verwerkt op grond van gerechtvaardigd belang, algemeen belang of toestemming, is het mogelijk hiertegen bezwaar te maken. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar;
Het recht om gegevens over te dragen: op uw verzoek moet Portaal alle digitale persoonsgegevens die wij van u hebben gekregen, overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst

Gebruik maken van uw rechten

Wanneer u van bovenstaande rechten gebruik wilt maken, kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. Voordat een verzoek in behandeling wordt genomen moet u zich eerst identificeren. Dit kunt u doen met uw ID-kaart, rijbewijs of paspoort. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt u een overzicht van de van u verwerkte gegevens.

De volgende gegevens worden niet door Portaal overlegd:

Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik
Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman
Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG

Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Vanaf het moment dat uw aanvraag in behandeling is genomen, heeft Portaal 1 maand de tijd om uw aanvraag af te handelen. Lukt de afhandeling vanwege de complexiteit niet binnen deze termijn, dan kan deze met maximaal 2 maanden worden verlengd. Hiervan wordt u dan tijdig op de hoogte gesteld.

Wanneer uw dossier ter inzage gereed is, wordt er met u een afspraak gemaakt, zodat u uw dossier kunt ophalen. Hierbij moet u opnieuw uw legitimatiebewijs laten zien.

Wanneer niet of slechts gedeeltelijk aan uw verzoek kan worden voldaan, ontvangt u hiervan een schriftelijke bevestiging.

Wijzigingen van het privacy statement

Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens om gaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.